Enkla strategiska affärer

Förenkla! Förenkla borde bli årets ord, det ord vi på riktigt tar till oss år 2020. Det är detta år vi verkligen börjar eller växlar upp arbetet med att på ett enklare sätt göra bra strategiska affärer. 

Systemstöd kan effektivisera och förenkla upphandlingsprocessen för upphandlare, men förutom det behövs även upphandlingsdokumenten ses över och förenklas. Se till att inte fastna i gamla oförståeliga mallar utan relevans i krav och villkor. Från leverantörernas synvinkel är tydliga och enkla upphandlingsdokument en del i avvägningen om anbud ens ska lämnas in. Det tar tid att lämna anbud och är det alltför krångligt att förstå eller se relevansen i kravställning, utvärderingsmodeller och avtalsvillkor kanske beslut fattas om att inte alls lämna in något anbud. I sista steget behöver även själva anbudsinlämningen underlättas och förenklas. Även här är systemstöden viktiga med tvingande funktioner för att undvika att misstag sker vid inlämningen av anbudet. Krav som är obligatoriska att svara på eller information/bilagor som är obligatoriska att lämna in måste besvaras eller bifogas innan anbudet kan lämnas in i systemet. Kryssrutor i lösa dokument behöver ersättas med systemstödens inbyggda funktioner. Här måste vi upphandlare bli bättre på att nyttja systemstödens möjligheter för att underlätta för samtliga parter.
Genom att arbeta med tydliga och enkla upphandlingsdokument, rena och transparenta utvärderingsmodeller utan onödiga uträkningar och alltför krångliga formler kommer vi lyckas få fler anbud i våra upphandlingar. Att arbeta fokuserat med att förenkla samtliga delar inom upphandlingsprocessen kommer göra upphandlaren mer effektiv och vi kommer få en ökad nöjdhet bland leverantörerna. 

Receptet till en väl genomförd strategisk affär är att skapa en bra grund av information och mål som ger bra förutsättningar. Identifiera behov, marknad, styrdokument och ambitioner. Håll dialog med för upphandlingsföremålet relevanta leverantörer och var lyhörd för marknadens inspel. Behandla leverantörerna med respekt genom hela upphandlingsprocessen, kommunicera viktig information, undanhåll inte sådant som är av relevans för leverantörerna och glöm inte efterdialogen med både vinnare och förlorare där du som upphandlare får värdefull information om vad som kan förbättras till nästa upphandling. 

År 2020 är det år vi får leverantörer att börja prata gott om offentlig upphandling, media att skriva positiva nyheter om upphandling och fler personer att vilja jobba med upphandling så att vi säkrar kompetensförsörjningen i upphandlingsbranschen. Glöm inte att ett av upphandlingsdirektivets syften är att det göra det lättare för företag att göra affärer med offentlig sektor, låt oss se till att införliva det!

Skribent: Sofia Elmeholt, Konsultansvarig e-Avrop

Andra artiklar som kan intressera dig

Konferensnyheterna för 2021

Mer fördjupning och ökat fokus på entreprenad Vi pratade med Viktoria Hjärtenfalk, Upphandlingsdagarnas programansvarig. Läs mer för att höra hennes tankar kring nästa års konferensprogram. Hur skulle du presentera programmet för Upphandlingsdagarna 2021? Vi har ett utmanande 2020 bakom oss. För upphandlare i Sverige har utmaningarna bland annat bestått i att arbeta hemifrån, ersätta fysiska

Läs mer »

Easyfairs och SGS ingår avtal – säkerställande för en säker mötesplats

Upphandlingsdagarnas arrangör Easyfairs har ingått avtal med SGS. Det är ett världsledande företag som syftar till att inspektera, verifiera, testa och certifiera med målet att säkerställa hälsa och välmående för såväl besökare som utställare men också anställda under eventen och på samtliga anläggningar. “We want to be sure that every visit to our events and

Läs mer »

Enkla strategiska affärer

Förenkla! Förenkla borde bli årets ord, det ord vi på riktigt tar till oss år 2020. Det är detta år vi verkligen börjar eller växlar upp arbetet med att på ett enklare sätt göra bra strategiska affärer.  Systemstöd kan effektivisera och förenkla upphandlingsprocessen för upphandlare, men förutom det behövs även upphandlingsdokumenten ses över och förenklas.

Läs mer »
Scroll to Top