Nej, alla förstår inte vad du säjer!

Bättre upphandling med underlag som alla förstår

Alla vet att en upphandling är komplex och många gånger svår, men har du tagit dig tid att reflektera vad som gör den komplex och rent av besvärlig? Jag skulle vilja hävda att det är vi människor som gör den svår och ofta nödigt svår.

Konsekvenserna ser vi ofta i tidningarna med upprörda röster kring missbruk av skattemedel, överprövningar, försenade projekt, dålig kvalitet eller förbeställningar. Utvecklingen inom området skrivställning och upphandling är eftersatt, kanske till och med bortglömt. Varför har det blivit så?

De röster som hörs idag pratar mycket om dialog, effektmål och effektivare upphandlingsformer och jag förstår detta, men drar också paralleller till industrin som slitit med komplexitet i årtionden utan att riktigt få till det. Fokus har hamnat på att ”upptäcka fel tidigt” istället för att göra rätt från början och de tendenserna ser jag även inom upphandling. Så varför blir det så och vad kan man göra åt saken?

För mig som jobbar med informationskvalitet och AI handskas varje dag med den typen av frågeställningar och då är det hur en maskin skall kunna tolka en människa och det är inte helt enkelt.

Det svåra är att vi människor i vår vardag lägger oss till med en massa ”dumheter” som komplicerar livet för en mottagare av den informationen vi sänder. Vi är INKOMPLETTA i vår kommunikation och utelämnar självklar information, som inte nödvändigtvis är självklar för alla. Vi är för dåliga på att kontrollera fakta och blir INKORREKTA i vad vi beskriver eller påstår och till slut är vi väldigt dåliga på att ha en helhetsbild klar för oss och ofta uppstår motstridig och INKONSEKVENTA informationsmängder.

Vad ett upphandlingsprojekt eller organisation måste göra enligt mig är att sätta fokus på informationskvaliteten i det kompletta upphandlingsunderlaget och inse att problem garanterat uppstår om för anbudsgivarna och sedan leverantörerna har en bild över uppdraget som skiljer från den avsedda.

Som tur är börjar det komma stöd som kan underlätta en granskning som på denna nivå är omöjligt för en grupp människor. Vi ser helt enkelt inte dessa fel eller kan ”läsa mellan raderna” och finna det som saknas eller borde stå där.

Ett sådant exempel är det samarbete vi startat med Primona som integrerat en version av vår språkassistent (KAI) i deras upphandlingsportal, Kommers. Med en enkel knapptryckning, så visas de svagheter KAI finner i en Engelsk eller Svensk text, vare sig den är semantisk eller syntaktisk.


Skribent:
Christer Fröling, VD, Reuse Scandinavia. Christer.froling@reusecompany.com

Scroll to Top