Kom igång med avtalsuppföljningen

Det talas ofta om att effektiva inköp är ett viktigt styrmedel för att nå den bästa affären. Men hur vet man om man har gjort den bästa affären utifrån behov, kostnad och kvalitet? Genom att följa upp sina avtal kan den upphandlande organisationen försäkra sig om att verksamheten har fått en leverans i enlighet med upphandlingen, utifrån det som har kravställts och beställts.

Såväl upphandlande organisationer som leverantörer tycker att det är viktigt med avtalsuppföljning av offentliga kontrakt. Men båda sidor vittnar också om att det är ett problemområde. Det visar de intervjuer vi har gjort för att kartlägga framgångsfaktorer och utmaningar i inköpsprocessen. Trots att uppföljningen ses som en så viktig del av inköpsarbetet är det många upphandlande organisationer som saknar en strategi för detta.

Det finns olika nivåer på avtalsuppföljning. Dels uppföljning av det som har upphandlats av leverantören under kontraktsperioden, dels uppföljningen av att den interna organisationen faktiskt köper av de leverantörer som man har avtal med.

Det finns ett stort värde i att följa upp ett avtal. En aktiv avtalsuppföljning ger goda förutsättningar att säkerställa att kvaliteten på utförda varor och tjänster håller avtalad nivå och att verksamheten når de mål som satts i upphandlingen. Förtroendet för den offentliga affären ökar också om leverantören vet att avtalet följs upp.

Så hur gör man? För att få en bra grund och rätt förutsättningar för en effektiv avtalsuppföljning behöver den upphandlande organisationen först förstå varför det inte görs någon avtalsuppföljning eller varför det görs för få uppföljningar. Var finns flaskhalsarna?

För att inspirera till att komma igång med uppföljning kommer vi på Upphandlingsdagarna att gå igenom vad man kan göra inom den egna organisationen för att börja ta steg mot en effektiv avtalsuppföljning. Till nytta för upphandlande organisation, leverantörer och samhälle.

Skribent:
Zina Norin & Christian Blume, Upphandlingsmyndigheten

Scroll to Top