Kom igång med avtalsuppföljningen

Det talas ofta om att effektiva inköp är ett viktigt styrmedel för att nå den bästa affären. Men hur vet man om man har gjort den bästa affären utifrån behov, kostnad och kvalitet? Genom att följa upp sina avtal kan den upphandlande organisationen försäkra sig om att verksamheten har fått en leverans i enlighet med upphandlingen, utifrån det som har kravställts och beställts.

Såväl upphandlande organisationer som leverantörer tycker att det är viktigt med avtalsuppföljning av offentliga kontrakt. Men båda sidor vittnar också om att det är ett problemområde. Det visar de intervjuer vi har gjort för att kartlägga framgångsfaktorer och utmaningar i inköpsprocessen. Trots att uppföljningen ses som en så viktig del av inköpsarbetet är det många upphandlande organisationer som saknar en strategi för detta.

Det finns olika nivåer på avtalsuppföljning. Dels uppföljning av det som har upphandlats av leverantören under kontraktsperioden, dels uppföljningen av att den interna organisationen faktiskt köper av de leverantörer som man har avtal med.

Det finns ett stort värde i att följa upp ett avtal. En aktiv avtalsuppföljning ger goda förutsättningar att säkerställa att kvaliteten på utförda varor och tjänster håller avtalad nivå och att verksamheten når de mål som satts i upphandlingen. Förtroendet för den offentliga affären ökar också om leverantören vet att avtalet följs upp.

Så hur gör man? För att få en bra grund och rätt förutsättningar för en effektiv avtalsuppföljning behöver den upphandlande organisationen först förstå varför det inte görs någon avtalsuppföljning eller varför det görs för få uppföljningar. Var finns flaskhalsarna?

För att inspirera till att komma igång med uppföljning kommer vi på Upphandlingsdagarna att gå igenom vad man kan göra inom den egna organisationen för att börja ta steg mot en effektiv avtalsuppföljning. Till nytta för upphandlande organisation, leverantörer och samhälle.

Skribent:
Zina Norin & Christian Blume, Upphandlingsmyndigheten

Andra artiklar som kan intressera dig

Konferensnyheterna för 2021

Mer fördjupning och ökat fokus på entreprenad Vi pratade med Viktoria Hjärtenfalk, Upphandlingsdagarnas programansvarig. Läs mer för att höra hennes tankar kring nästa års konferensprogram. Hur skulle du presentera programmet för Upphandlingsdagarna 2021? Vi har ett utmanande 2020 bakom oss. För upphandlare i Sverige har utmaningarna bland annat bestått i att arbeta hemifrån, ersätta fysiska

Läs mer »

Easyfairs och SGS ingår avtal – säkerställande för en säker mötesplats

Upphandlingsdagarnas arrangör Easyfairs har ingått avtal med SGS. Det är ett världsledande företag som syftar till att inspektera, verifiera, testa och certifiera med målet att säkerställa hälsa och välmående för såväl besökare som utställare men också anställda under eventen och på samtliga anläggningar. “We want to be sure that every visit to our events and

Läs mer »

Enkla strategiska affärer

Förenkla! Förenkla borde bli årets ord, det ord vi på riktigt tar till oss år 2020. Det är detta år vi verkligen börjar eller växlar upp arbetet med att på ett enklare sätt göra bra strategiska affärer.  Systemstöd kan effektivisera och förenkla upphandlingsprocessen för upphandlare, men förutom det behövs även upphandlingsdokumenten ses över och förenklas.

Läs mer »
Scroll to Top